Program hotelowy – na co zwrócić uwagę

[dropcap]O[/dropcap]soby stające przed wyborem programu hotelowego należą do jednej z grup: otwierają zupełnie nowy obiekt noclegowy lub zmieniają obecne oprogramowanie na lepsze. Ci należący do tej drugiej grupy mają pozornie prostsze zadanie, gdyż wiedzą jakie mają minimalne wymagania, którym program musi sprostać. Jednak w pierwszym jak i w drugim wypadku zadanie nie jest proste, a dokonanie niewłaściwego wyboru może być bardzo kosztowne.

Minimalne wymagania dla programu hotelowego

Każdy – ten z już działającym obiektem i ten nowy w środowisku hoteli – ma pewne wyobrażenie co chciałby robić za pomocą takiego programu. Oczywiście są to ogólniki: obsługa gości hotelowych, obsługa zabiegów SPA, obsługa restauracji i kuchni. Wiele osób jednak szybko odpowiada sobie na to pytanie – skoro potrzebuję wyłącznie obsługi gości hotelowych to nic więcej mnie nie powinno interesować. Prawda? Niestety jest to błędne podchodzenie do wyboru odpowiedniego programu. Minimalne wymagania nie oznaczają tutaj tego co potrzebujemy dzisiaj i teraz, ale również to co będzie nam przydatne i/lub niezbędne w najbliższej przyszłości.

Należy więc zapytać się czy mam zamiar otworzyć w najbliższym czasie restaurację, czy chcę oferować moim gościom hotelowym usługi dodatkowe (zabiegi, konferencje itd). Jeżeli przez myśl przemknęła nam odpowiedź „może” to musimy wybrać taki program, który nam to oferuje. Ważnym jest tutaj modułowa budowa programu.
Program modułowy to taki, który składa się z kilku części, które potrafią działać niezależnie, ale co ważniejsze potrafią ze sobą współpracować. Każdy moduł możemy kupić oddzielnie dzięki czemu możemy dowolnie rozbudowywać nasz program hotelowy w miarę potrzeb.

Pamiętajmy, że masz ośrodek musimy rozwijać i oferować naszym klientom usługi na najwyższym poziomie. Kilka lat temu posiadanie łącza internetowego w pokoju było luksusem – dzisiaj to standard oferowany nawet przez najmniejsze obiekty. Rezerwacje przez internet? Inteligentny pokój? Zamki magnetyczne? To wszystko powinno być kontrolowane i obsługiwane przez program hotelowy.

Program hotelowy i jego wygoda obsługi

Gromadzenie danych gości hotelowych o ich pobycie w naszym hotelu pozwala na właściwe rozliczenie ich rezerwacji przy wymeldowaniu. Przecież w dużych i średnich obiektach koszt rezerwacji to nie tylko obliczenie należności za wynajem pokoju. Podczas pobytu klient może poprosić o naliczenie rachunku z baru lub spa do rachunku końcowego. Co się stanie, jeżeli nasz program POS nie współpracuje z oprogramowaniem hotelowym? Zaczynamy używać systemu karteczkowego – spisujemy rachunki, a następnie ktoś z obsługi musi je pod koniec dnia wpisać do programu hotelowego i uważać, aby nie doszło do pomyłki.

Dany pracownik z nadanymi uprawnieniami musi na życzenie klienta móc w sposób szybki i czytelny odczytać interesujące go informacje bez zbędnej zwłoki. Pamiętajmy jednak, że nie chodzi tutaj o wyświetlenie na jednym ekranie wszystkich możliwych informacji, lecz takie ich pogrupowanie, aby w natłoku informacji odnaleźć tylko te, które nas interesują.

Możliwości techniczne w obiekcie a nowoczesne programy hotelowe

Nie jest tajemnicą, że w dzisiejszych czasach ciężko prowadzić firmę bez komputera. W każdym pomieszczeniu powinna być dostępne wewnętrzna sieć LAN, za pomocą której możemy posiadać wiele stanowisk pracy korzystając z jednego źródła danych – serwera. Niestety nie zawsze ktoś, kto projektował sieć w naszym hotelu przewidział sytuację, w której komputer może stać właśnie w upatrzonym przez nas miejscu. Jeżeli istnieje możliwość poprowadzenia kabla pod dywanem to jeszcze jest to mały problem, ale co w sytuacji, gdy nie możemy połączyć się z siecią hotelu, a nie mamy możliwości połączenia się z odpowiednią siecią WiFi? Sytuacji może wydawać się ekstremalna, ale jak często się zdarza nawet w nowych i dużych obiektach hotelowych.

Warto więc posiadać takie oprogramowanie, które umożliwi nam przesyłanie danych za pośrednictwem Internetu. Mamy dzięki tamu możliwość oferowania sprzedaży np w ogrodzie.

Oszczędności i koszty

Program hotelowy przynosi nam nie tylko oszczędności w postaci czasu jaki zyskujemy na automatyzacji procesu obsługi klienta, ale również gromadzi on dla nas wyjątkowo cenne dane – dane naszych klientów. Pracownicy mogą być bardziej efektywni w wykonywaniu swoich obowiązków przez cały czas działania hotelu, ale wyłącznie po prawidłowym doborze programu hotelowego. Każdy program jest inny, zarówno od strony technicznej jak również od strony jego obsługi. Jeżeli będziemy chcieli w niedalekiej przyszłości zmienić program na inny musimy liczyć się z kosztami takiego przedsięwzięcia. Dane należy zaimportować do nowego programu i przeszkolić pracowników. To nie oznacza wyłącznie określonej kwoty jaką należy zapłacić za taka usługę, ale to również koszt jaki ponosimy gdy nasi pracownicy uczą się nowego programu zamiast zająć się obsługą gości.

Oczywiście zachęcamy do zapoznania się z naszym oprogramowaniem hotelowym, które może być znakomitym rozwiązaniem poprawiającym działanie hotelu i obsługę gości.

Podsumowanie

Wydawać się może, że większość programów do obsługi hotelu jest taka sama – prowadzimy spis gości, grafik rezerwacji, możemy przypisywać proste notatki gościom, ale to tylko złudzenie. Prawdziwa moc programów to ich możliwość rozbudowy i prostota zarządzania duża ilością danych. Wymiana danych pomiędzy poszczególnymi modułami, co nie zawsze jest oczywistym rozwiązaniem, może znacząco usprawnić naszą pracę i poprawić obsługę klienta. Warto więc zamiast pobieżnego oglądania dziesiątek programów zapoznać się z ich bardziej zaawansowanymi możliwościami, co może nas uchronić w przyszłości przed znacznymi kosztami wymiany oprogramowania.