Informatyka w hotelu w służbie klientom

[dropcap]K[/dropcap]ażdy hotel – duży i ten mały – do zarządzania grafikami, prowadzenia księgi czy zarządzania pokojami posiada odpowiednie oprogramowanie (np.: S4H Hotel&Spa). Jest to znakomita pomoc dla personelu, który w jednym miejscu posiada wszystkie informacje dotyczące klienta i zamawianych przez niego usług. Co jednak można zaoferować klientowi, który jednak ma inne wymagania odnośnie oprogramowania, niż pracownik hotelu?

Podstawową rzeczą jest umożliwienie klientom dostępu do internetu. Pomimo faktu, że w dzisiejszych czasach sieci komórkowe oferują dosyć szybkie (lecz ciągle drogie) łącze internetowe jest dla wielu osób szukających hotelu wyznacznikiem wyboru oferty. Tak więc stawiamy punki dostępowy WiFi, podłączamy do internetu i załatwione? Niestety co komu z sieci bezprzewodowej jeżeli prędkość łącza jest tak szybka jakby była realizowana przez modem. Ważnym jest, aby zarówno łącze internetowe jak i sam punkt dostępowy były w stanie obsłużyć odpowiednią ilość klientów z odpowiednią prędkością (żeby filmik na YouTube się nie zacinał). Zaleca się również posiadanie osobnego łącza internetowego dla klientów, a drugiego dla hotelu, przez które pracownicy będą mogli realizować zadania związane z prowadzeniem obiektu. Nie ciężko wyobrazić sobie sytuację, w której podczas brzydkiej pogody goście hotelowi postanowili w jednym monecie ściągnąć sobie film z internetu. Rezerwacje nowych klientów nie wchodzą do systemu, a wiadomości email wysyłają się godzinami.
Dodatkowym problemem jest samo udzielanie dostępu do sieci WiFi klientom. O ile małe obiekty noclegowe mogą zastosować metodę „hasło jest na recepcji” o tyle dużym obiektom zmuszanie klientów do biegania zwyczajnie nie przystoi. Jest wiele rozwiązań działających z sukcesami polegającymi nawet na odpłatnym udostępnianiu sieci wybranym urządzeniom, tak więc nadanie hasła dla konkretnego urządzenia nie jest wielkim problemem. Jeżeli jednak właściciel hotelu nie ma zamiaru inwertować dodatkowych pieniędzy to hasło powinno się znaleźć na stylowej kartce w każdym pokoju.

Kolejną dosyć ważnym udogodnieniem jest zastosowanie zamków elektronicznych (np produkcji Tayama, Orbita, Hartmann czy Lob). Nie każdy zdaje sobie sprawę, że za takim rozwiązaniem stoi specjalistyczne oprogramowanie. Karty zamiast kluczy są niezwykle wygodne do noszenia przez gości jak również niezastąpione w recepcji. Przypuśćmy, że klient na spacerze zgubił klucz do swojego pokoju. Oznacza to konieczność zastosowania nowej wkładki do drzwi i przeznaczenia czasu na jej wymianę. W przypadku karty wystarczy usunąć starą kartę z systemu, a następnie wybrać nową i zapisać jej kod w systemie – zamek już działa i poza kosztem samej karty nie ma konieczności płacenia technikowi za wymianę wkładki.

Do całości można również dopisać zintegrowanie systemy zamawiania posiłków czy rezerwacji stolików (jeżeli w obiekcie znajduje się restauracja). Takie rozwiązania są ściśle połączone z systemem hotelowym obsługiwanym przez system hotelowy, co oznacza, że w przypadku potrzeby napisania modułu dla indywidualnego klienta, przystosowanego dla jego obiektu, sam program hotelowy musi posiadać taką możliwość co nie zawsze rzeczą oczywistą.

Jednak niezależnie od tego jakie możliwości mają posiadać poszczególne moduły oprogramowani hotelowego warto wspomnieć o jednej ważnej rzeczy – sieci lokalnej w obiekcie. Nie chodzi tutaj o sieć bezprzewodową, lecz sieć lokalną zbudowaną z kabli. Jest to rozwiązanie sprawdzone i właściwie niezawodne. Niestety nie można tego powiedzieć o sieci bezprzewodowej, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z dużą ilością urządzeń. Z tego względu podczas remontu czy budowania nowego obiektu należy bardzo szczegółowo zaplanować ilość kabli jakie mają iść do poszczególnych pomieszczeń. Zaoszczędzi to dodatkowej pracy w późniejszym okresie.